Erros em pedidos de reembolso para empresa podem custar quase R$ 5 mil ao trabalhador | Empreenda

Ó O levantamento foi feito pela Flash, plataforma de gerenciamento de jornada de trabalhocomparando dados do primeiro semestre de 2024 com os do ano imediatamente anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diferentes portes.

As violações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo de reporte definido pela empresa (54,57%); valores que excedem o determinado pela política da empresa (18,89%), possível duplicação do pedido de reembolso (16,40%); Isso é ausência de prova de gastos (4,90%).

“Muitas vezes, o profissional guarda as anotações e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser negado. Mesmo em empresas com políticas mais flexíveis, isso pode gerar problemas para a equipe financeira, gerando custos adicionais. A ausência dos recebimentos também pode ser um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação”, afirma Aldo Caterina, diretor geral da unidade de negócios de gestão de despesas da Flash.

Problemas de responsabilização podem ter impactos diretos e negativos. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, pois o colaborador pode ter que arcar com as despesas do próprio bolso.

Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro da CORHALE – Comissão de Apoio Legislativo do RH – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que Toda empresa que desenvolve uma política de reembolso deve disponibilizar formalmente as regras, como por meio de seu site. O texto deve incluir as consequências do descumprimento das regras, que podem ir desde uma advertência até a não devolução de itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e que, mesmo assim, inseriu na ficha de reembolso.

“As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinaturas de filmes pornográficos, etc. Neste caso, quem realizou a despesa assume os valores que não foram permitidos. na apólice da empresa. Em caso de reincidência, sua demissão pode até ocorrer”, explica.

Quanto aos valores que podem ser gastos, o advogado e integrante da CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser estabelecidos por pesquisas de mercado e até por Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional.

Caterina, da Flash, acrescenta que no caso de gastos realizados no cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite determinado pela política interna, Algumas empresas podem solicitar a restituição do valor excedente ou até mesmo descontar o valor da sua folha de pagamento..

Mas ainda existem outras situações envolvendo despesas mais graves e consideradas fraudes, segundo o executivo da plataforma:

Despesas falsas: enviar recibos ou faturas de despesas que nunca ocorreram. Por exemplo, um funcionário pode criar um recibo falso de uma refeição ou viagem e pedir um reembolso.

Despesas inflacionadas: exagero do valor das despesas reais. Por exemplo, se um funcionário gastou R$ 50 em uma refeição, apresente um recibo que comprove uma despesa de R$ 100.

Despesas pessoais: realizar despesas pessoais como se fossem de trabalho. Por exemplo, tentar reembolsar a compra de roupas pessoais alegando que foram compradas para um evento de negócios.

Uso indevido de cartões corporativos: despesas pessoais pagas com cartões corporativos, compras não autorizadas ou compras que excedam os limites estabelecidos.

Duplicidade de recibos: Enviar repetidamente o mesmo recibo para a empresa pode causar confusão. Quando um recibo é enviado várias vezes, isto pode resultar na duplicação de registos e pagamentos, bem como na complicação da reconciliação financeira.

“Tais práticas não só comprometem a integridade financeira da organização, mas também podem levar a questões legais e de compliance. Mas é importante considerar dois aspectos quando falamos de fraude: algumas pessoas podem se beneficiar indevidamente da ineficiência do processo, enquanto outros podem ser penalizados pela falta de uma ferramenta adequada de gestão de despesas. Para evitar abusos, é essencial que a empresa implemente políticas de utilização claras, monitorize regularmente as transações e ofereça formação sobre diretrizes de gastos corporativos”, sustenta Caterina.

Para quem faz os gastos, o executivo da Flash orienta que, além de garantir que os gastos estejam de acordo com as políticas internas da empresa, sejam registrados os detalhes dos gastos. “Inclua informações detalhadas sobre cada despesa e como ela se relaciona com o trabalho. Revise todos os detalhes da solicitação, incluindo valores, datas e recibos. Isso facilita a necessidade de lidar com burocracia e solicitar aprovação e evita estresse e frustração”.