Como tornar as reuniões de trabalho mais suportáveis? | Futuro do Trabalho

“Historicamente, a computação nos ajudou muito a aumentar a eficiência do trabalho monótono”, diz ela. “Mas ter algo que possa ajudar a lançar um conjunto de ideias e poder refletir sobre elas realmente parece trazer uma qualidade diferente, como uma oportunidade real.”

Teevan se lembrará daquela reunião de trabalho por muito tempo. Mas para a maioria de nós, estas reuniões com colegas podem ser muito cansativas.

Elon Musk disse uma vez que “as reuniões excessivas são o flagelo das grandes empresas e quase sempre aumentam com o tempo”. E poucas pessoas discordam desta afirmação.

Um estudo global concluiu que 72% das reuniões são ineficazes. E nossa atividade cerebral cai durante as reuniões do Zoom, segundo relatório de pesquisadores da Universidade de Yale, nos Estados Unidos, e da University College London.

Como resultado da pandemia de Covid-19, muitas empresas e organizações foram forçadas a realizar as suas reuniões online em 2020, com todos sentados em frente às câmaras. E, gostemos ou não, as videoconferências vieram para ficar, através de aplicativos como Zoom, Microsoft Teams e Google Meet.

Teevan afirma que esta mudança foi “providencial” porque “criou a oportunidade para a IA trazer impacto [positivos] sobre nossas reuniões.”

Os três grandes fornecedores de tecnologia de videoconferência certamente acreditam nisso – e todos eles agora oferecem assistentes gerados por IA. Zoom tem AI Companion, Teams tem Copilot e Meet tem Duet AI.

Suas funções estão se expandindo rapidamente e agora incluem transcrição da reunião por IA, sugestões de perguntas que você pode querer fazer, resumo da reunião em marcadores, lembretes de quem mais está presente e até mesmo, no caso do Meet, sua IA pode participar em vez disso, para uma reunião on-line.

Husayn Kassai é o fundador da start-up Quench.AI, com sede em Londres. Produz software de treinamento assistido por IA.

Ele prevê que, no futuro, “todos os colaboradores serão acompanhados por algum tipo de treinador de IA” nas reuniões.

“As reuniões serão muito mais produtivas, pois participaremos delas muito mais informados e capazes de fazer julgamentos úteis e mais valiosos”, segundo Kassai.

Para ele, os profissionais usarão a IA “para ajudá-los a obter orientações e oferecer informações detalhadas”.

Com isso, afirma que as reuniões começarão a ser produtivas, ao contrário de agora, pois “as pessoas não discutem coisas importantes porque não estão preparadas”.

Kassai também prevê que a IA atuará como uma espécie de moderador, oferecendo feedback após a reunião e talvez até apontando pontos que os humanos na sala não podem abordar.

“Quando você tem um idiota na sala de reunião que é inflamado em seu discurso e outro que não fala muito… a IA será capaz de fazer observações como ‘Participante #3, você falou apenas 2% do vez, e da próxima vez você precisa conversar 20% do tempo'”, explica Kassai.

Teevan afirma que o Copilot já traz “impactos muito significativos” para videoconferências. “As pessoas conseguem resumir reuniões quatro vezes mais rápido”, segundo ela.

Mas vários relatórios do ano passado indicaram que a inteligência artificial não é infalível. Ela pode cometer erros – as chamadas “alucinações”.

Em resposta ao antigo ditado da indústria de TI “entra lixo, sai lixo”, Teevan diz que a Microsoft está atualmente trabalhando duro para fazer com que os prompts de IA do Copilot tenham a melhor qualidade possível.

Os prompts de IA designam as respostas fornecidas pela inteligência artificial às perguntas do usuário. Para que essas respostas sejam as melhores possíveis, a IA precisa aprender o mais rápido possível quem é o usuário, qual é o seu trabalho e quais respostas provavelmente serão preferidas.

“Uma das maneiras mais comuns de usar IA é perguntar quais perguntas devo fazer em uma reunião”, diz Teevan. E ela explica que para obter as respostas certas, a IA precisa “entender que sou um cientista pesquisador e executivo da Microsoft”.

A psicóloga empresarial Jess Baker diz que é fácil entender por que tantas pessoas não gostam de reuniões de trabalho.

“Os dados e a nossa experiência indicam que a maioria das reuniões é demorada e ineficiente”, disse ela.

Baker também não está “convencido de que o nível geral de frustração desaparecerá completamente” com a inteligência artificial.

“Acho que ainda podemos ficar frustrados com as reuniões, mas por motivos diferentes – por exemplo, expressando irritação com a pessoa A que nunca aparece na reunião de segunda-feira de manhã, mas pede que a ferramenta de IA apareça.”

“Ou frustração com a pessoa que chega atrasada em todas as reuniões e usa a ferramenta de IA para recuperar o que perdeu até agora”, continua Baker. “Posso prever como isso poderia resultar em aumento do ressentimento e da desconfiança entre os colegas.”

Mas Jaime Teevan está convencido de que a IA ajudará a melhorar as reuniões.

“Isso pode ajudar as pessoas a se sentirem menos sobrecarregadas, pode ajudá-las a começar e a riscar coisas de sua lista. E pode ajudá-las a gerar ideias, ver as coisas de novas maneiras e obter apoio.”