Já se foram os dias de envio ou entrega de arquivos físicos em mãos para garantir a entrega segura de arquivos confidenciais. Embora não haja garantia ou método infalível para compartilhar arquivos online, abaixo estão algumas das melhores dicas sobre como compartilhar arquivos confidenciais da maneira mais segura possível.
Um homem entregando uma pasta a um colega de trabalho. (Kurt “CyberGuy” Knutsson)
Sete dicas principais para enviar arquivos confidenciais on-line com segurança
1) Restringir o acesso aos arquivos
Caveira vermelha e ossos ao lado de arquivo protegido na tela do computador (Kurt “CyberGuy” Knutsson)
Ao transmitir arquivos confidenciais online, considere-os como documentos confidenciais que exigem protocolos de segurança rígidos. A maioria dos serviços de compartilhamento de arquivos oferece configurações fortes de controle de acesso, que são cruciais para proteger seus dados. Por padrão, os links compartilhados podem permitir que qualquer pessoa acesse o arquivo, representando um risco significativo se o link for compartilhado inadvertidamente com pessoas não autorizadas. Para atenuar isso, ajuste proativamente as configurações para:
Limite o acesso a pessoas específicas: Atribuir direitos de acesso exclusivamente a endereços de e-mail designados ou utilizadores registados na plataforma. Isso garante que apenas pessoas verificadas possam visualizar, editar ou fornecer comentários em seus arquivos.
Use permissões avançadas: Personalize as permissões dos usuários com controle granular, determinando quem pode baixar, editar ou simplesmente visualizar os arquivos. Isso evita modificações e distribuição não autorizadas.
Habilite a expiração do link: Defina links compartilhados para expirarem após um determinado período ou após o uso pretendido, reduzindo a janela de oportunidade para acesso não autorizado.
Rastreie a atividade do arquivo: Use os recursos de rastreamento da plataforma para monitorar quem acessa os arquivos e quando, fornecendo uma trilha de auditoria para fins de segurança.
Ao implementar essas medidas, você cria um equivalente digital de um arquivo seguro e trancado, garantindo que seus arquivos confidenciais permaneçam confidenciais e apenas nas mãos de quem deve vê-los.
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2) Atualize regularmente seu software
Se o seu sistema não estiver seguro e protegido, seus arquivos não poderão permanecer seguros e protegidos. Por atualizando periodicamente O software do seu sistema operacional e os aplicativos que você usa têm menos probabilidade de serem expostos a certas vulnerabilidades. Esta prática não é apenas uma recomendação; É um componente crítico de uma forte estratégia de segurança cibernética.
As atualizações de software fazem mais do que introduzir novos recursos; Eles são frequentemente lançados para corrigir falhas de segurança e corrigir vulnerabilidades descobertas desde a última versão. Os cibercriminosos procuram constantemente sistemas com software desatualizado para explorar essas fraquezas. Ao manter-se atualizado com as atualizações, você fecha essas aberturas e torna muito mais difícil para invasores obterem acesso não autorizado ao seu sistema. Executar software desatualizado é como deixar aberta a porta da sua casa digital. Ele convida uma série de riscos potenciais, incluindo:
Infecções por malware: Aplicativos desatualizados podem se tornar hosts perfeitos para software maliciosoque pode se espalhar pela sua rede, corromper arquivos e roubar informações confidenciais.
Violações de dados: Vulnerabilidades não corrigidas podem servir como pontos de entrada para violações de dadoslevando à exposição de dados confidenciais, como dados pessoais, informações financeiras e propriedade intelectual.
3) Arquivos protegidos por senha
Tela de nome de usuário e senha (Kurt “CyberGuy” Knutsson)
Quando possa, proteja com senha qualquer um dos arquivos você compartilha on-line. É uma camada extra de proteção que deve ser contornada para acessar seu arquivo. A proteção por senha exige que qualquer pessoa que tenha acesso ao dispositivo do destinatário também saiba a senha para acessar seu arquivo. Considere usar um gerenciador de senhas para gerar e armazenar senhas complexas.
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4) Opte por serviços confiáveis de compartilhamento de arquivos
Quando se trata de transmissão de dados confidenciais online, a integridade do seu serviço de compartilhamento de arquivos é fundamental. A opção por plataformas estabelecidas e confiáveis pode mitigar significativamente o risco de acesso não autorizado ou violações de dados. Aqui estão alguns dos serviços de compartilhamento de arquivos mais reconhecidos e seguros que conquistaram reputação de confiabilidade:
MicrosoftOneDrive: Perfeitamente integrado ao Windows e ao Office 365, o OneDrive oferece uma maneira segura e eficiente de armazenar e compartilhar arquivos, com recursos avançados como o Personal Vault para uma camada extra de proteção.
Caixa de correio: Pioneiro em armazenamento em nuvem, o Dropbox evoluiu para oferecer recursos de segurança de alto nível, incluindo autenticação de dois fatores e criptografia de arquivos, tornando-se uma opção sólida para informações confidenciais.
Unidade de nuvem Amazon: Apoiado por uma gigante da tecnologia, o Amazon Cloud Drive oferece uma plataforma segura e confiável para armazenar e compartilhar arquivos, completa com controles abrangentes para gerenciar acessos e permissões.
Google Drive: Conhecido por sua interface fácil de usar, o Google Drive oferece opções robustas de compartilhamento e ferramentas de colaboração poderosas, garantindo ao mesmo tempo que seus dados estejam protegidos com medidas de segurança líderes do setor.
Cada uma dessas plataformas oferece recursos e protocolos de segurança exclusivos. É fundamental avaliar suas ofertas em relação às suas necessidades específicas. Por exemplo, se a colaboração for um aspecto fundamental do seu fluxo de trabalho, o Google Drive ou o Microsoft OneDrive podem ser mais adequados devido à sua integração com pacotes de produtividade. Por outro lado, se você procura um armazenamento de arquivos simples e fácil de recuperar, o Dropbox e o Amazon Cloud Drive são ótimas opções.
Para se aprofundar nos recursos e recursos de segurança dessas plataformas, considere verificar “As melhores maneiras de salvar e restaurar documentos” que fornece informações valiosas para otimizar suas práticas de gerenciamento de arquivos, mantendo os mais altos padrões de segurança.
5) Instale e use software antivírus poderoso
Antes de fazer upload ou download de qualquer arquivo que você esteja enviando ou recebendo, use seu programa antivírus para verificá-los em busca de malware. Não faz sentido enviar ou receber arquivos corrompidos com segurança. Se você não tiver um, deveria, pois também é a melhor maneira de se proteger contra cliques em links maliciosos que instalam malware que pode acessar suas informações privadas. Recomendamos ter uma proteção antivírus forte instalada em todos os seus dispositivos. Isso também pode alertá-lo sobre e-mails de phishing ou golpes de ransomware. Obtenha minhas escolhas dos melhores vencedores de proteção antivírus de 2024 para seus dispositivos Windows, Mac, Android e iOS.
6) Criptografe seus arquivos
Uma pessoa digitando em um laptop as palavras “Seus arquivos pessoais estão criptografados” (Kurt “CyberGuy” Knutsson)
Embora os e-mails pareçam quase instantâneos, os arquivos que você envia podem ser interceptados enquanto viajam entre você e seus destinatários. Se os cibercriminosos interceptarem um arquivo, mas ele for criptografia, então, independentemente dessa violação, o arquivo ficará ilegível e inútil para eles. Ao criptografar seus arquivos, você cria uma barreira formidável que preserva a confidencialidade e integridade de seus dados, garantindo que apenas os olhos pretendidos possam decifrar a mensagem que eles contêm.
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7) Habilite a autenticação de dois fatores
No mundo digital de hoje, proteger ficheiros sensíveis durante a transmissão online é crucial e uma das medidas de segurança mais eficazes disponíveis é autenticação de dois fatores (2FA). Este protocolo de segurança avançado requer duas provas de identidade, melhorando significativamente a proteção dos seus ativos digitais. Quando você habilita 2FAPrimeiro você digitará seu nome de usuário e senha, seguidos de uma segunda forma de identificação, como um código enviado ao seu dispositivo móvel, uma impressão digital ou reconhecimento facial.
A importância do 2FA não pode ser subestimada; Além de reduzir o risco de roubo de senha, também oferece uma variedade de métodos de verificação adequados às suas preferências, além de alertas de segurança imediatos para qualquer tentativa de acesso não autorizado. Para implementar 2FA, verifique sempre as configurações de segurança de suas plataformas e habilite-as sempre que possível.
Para uma experiência mais segura, considere usar aplicativos autenticadores, que geram códigos urgentes. Também é aconselhável ter códigos de backup ou um dispositivo de autenticação secundário caso seu método 2FA primário não esteja disponível. Incorporar 2FA em sua rotina de segurança garante que seus arquivos confidenciais permaneçam confidenciais e bem protegidos durante transações online.
Principais conclusões de Kurt
Embora os serviços de nuvem e de compartilhamento de arquivos possam facilitar muito a vida, é importante proteger o que é compartilhado, especialmente os arquivos confidenciais. Como nem todos os arquivos podem ser protegidos por senha em todas as plataformas de compartilhamento de arquivos ou seguros durante o trânsito on-line, as sete etapas descritas acima podem manter seus arquivos confidenciais mais seguros quando compartilhados on-line.
Que medidas adicionais você acha que poderiam melhorar a segurança das plataformas de compartilhamento de arquivos atualmente disponíveis? Informe-nos escrevendo para nós em Cyberguy.com/Contato.
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