Por Marcelo Araújo.
A crescente digitalização das operações de empresas de diversos segmentos tem mostrado que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) foi, é e continuará sendo uma tendência para os próximos anos. Isso porque, além de eliminar a dependência do papel (algo já assimilado por praticamente todos os setores), o GED tem se mostrado muito eficiente no aumento da produtividade dentro das empresas.
Na verdade, esta é a razão pela qual hoje eles estão recorrendo ao gerenciamento eletrônico de documentos. No mundo dos negócios, ser produtivo é essencial e as empresas perceberam que podem melhorar a sua produtividade e eficiência com o apoio de uma estratégia que inclui o GED.
Esses sistemas organizam todas as informações de uma empresa em um local único e de fácil acesso, permitindo que os funcionários encontrem rapidamente o que precisam e voltem ao trabalho. Ao implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos, as empresas percebem um aumento significativo na produtividade e na eficiência como um todo. Isso facilita o processo de busca e reduz o tempo gasto pelos funcionários na busca por um documento específico.
Por que o gerenciamento correto de documentos é importante?
Se alguém se perguntar qual é o real impacto desta organização (ou desta desorganização) de documentos na prática, eu responderia que é absolutamente relevante. Uma pesquisa global realizada pela International Data Corporation (IDC), envolvendo 1.200 funcionários, constatou que o tempo gasto na gestão documental em geral resulta em uma perda de produtividade equivalente a 19,5%.
Outra pesquisa realizada pela PwC e pelo Grupo Radicati sobre a falta de uma correta gestão documental indicou que os gestores perdem, em média, um mês por ano procurando informações que estavam armazenadas de forma inadequada e em arquivos desorganizados. Os profissionais gastam de 5% a 15% do seu tempo lendo informações em documentos. Caso necessitem pesquisar os documentos em questão, o percentual pode chegar a 50% do tempo gasto.
Além disso, os colaboradores perdem, em média, duas horas por dia procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, faturas, guias e e-mails. Pelo menos dois terços das informações mantidas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas.
Outro dado alarmante divulgado em pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas Gestoras de Documentos (ABGD) é que a cada 12 segundos, em média, um documento é perdido nas empresas. Esse é outro ponto importante, afinal, documentos perdidos ou extraviados geram retrabalho e, consequentemente, reduzem a eficiência operacional e a produtividade. Ou seja, mais custos na gestão documental e mais perda de tempo para a equipa.
Por todos estes motivos, a gestão documental está diretamente ligada à produtividade de uma empresa. Esta não é apenas uma boa prática ESG, pois elimina um recurso natural como o papel, mas também é uma das práticas mais importantes para evitar (ou mesmo eliminar) custos desnecessários que podem gerar perdas, tanto na eficiência operacional quanto na segurança da informação. .
Ao escolher um bom fornecedor de GED, uma empresa pode mudar radicalmente a forma como conduz as operações, racionalizando custos na gestão documental, otimizando recursos e aumentando a produtividade, o que consequentemente se traduz em melhores resultados.
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Marcelo Araújo é Diretor Comercial da Ebox Digital. Possui mais de 35 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos e serviços de tecnologia, executivo com experiência em clientes de médio e grande porte, destacando-se experiência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos, ECM e BPM.
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