Por Marcelo Araújo.
O acúmulo de documentos é um desafio que se torna cada vez mais comum nas organizações. Muitas empresas ainda precisam lidar com uma grande quantidade de papelada, seja por questões legais, fiscais ou operacionais. Porém, a maioria está na fase de precisar se livrar desse volume, mas não sabe por onde começar.
Segundo pesquisa da Associação para Gestão de Informação e Imagem (AIIM), aproximadamente 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel. A maioria dos documentos tem um prazo de validade pré-determinado, conhecido como temporalidade do documento – então, quando esse prazo acabar, é hora de pensar em destruí-los.
Mas o primeiro passo para isso é compreender que a segurança dos processos é crucial e estratégica para as organizações.
Primeiro, porque documentos são registros que contêm informações importantes e, em alguns casos, são confidenciais. Independentemente das suas características, devem ser destruídos de forma responsável. Não se trata apenas de esmagá-los e jogá-los no lixo, ou simplesmente colocá-los na trituradora. Destruir um documento exige responsabilidade, independentemente do seu nível de importância.
Até o momento, 40% das empresas utilizam documentos em papel. Porém, com a digitalização e suas facilidades, esse cenário está sendo alterado.
Inúmeros documentos guardados durante anos são considerados confidenciais; Portanto, não podem ser descartados no lixo comum. É o caso de documentos orçamentários, registros fiscais e societários, documentos pessoais, resultados de pesquisas e testes, relatórios e muitos outros. Eles exigem procedimentos especiais de destruição.
O primeiro passo é desenvolver um termo que formalize o compromisso de descartar os registros de forma segura e em conformidade com as leis aplicáveis. E a segunda é, sem dúvida, consideram que a legislação é crucial para garantir o cumprimento das leis de privacidade e proteção de dados.
Alguns pontos a serem considerados incluem:
- leis de privacidade;
- períodos de retenção (é necessário garantir que os documentos sejam guardados pelo período necessário, conforme exigido por lei);
- a proteção de informações sensíveis.
Informações críticas requerem medidas de segurança adicionais durante a destruição, como dados financeiros, médicos ou informações de identificação pessoal.
Desde março de 2020, a digitalização de documentos é um processo assegurado pela Legislação Brasileira, com a decreto nº. 10.278/2020, que estabelece que os documentos digitalizados que sigam todas as diretrizes terão o mesmo valor jurídico dos documentos físicos. Este é um avanço importante em termos de tecnologia e sustentabilidade.
Felizmente, a tecnologia está cada vez mais presente nas práticas diárias das empresas, seja através da otimização da produção ou da gestão eletrónica de documentos. O papel foi substituído, principalmente por questões de praticidade, agilidade e sustentabilidade.
Motivos não faltam para implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), muito menos para digitalizar documentos.
Na verdade, a digitalização de documentos no Brasil é um mercado com demanda reprimida. De acordo com pesquisa da Adobe Document Cloud e Forrester Consulting, 74% dos tomadores de decisão reconhecem a importância da digitalização de documentos para a maturidade digital das empresas. No Brasil, a adoção de documentos digitais aumentou de 25% (antes da pandemia) para 54% (depois da pandemia), impulsionada pela transição do trabalho presencial para o modelo híbrido.
Esses números também se devem às demandas ESG. A sustentabilidade em tempos digitais chama a atenção para as práticas de digitalização numa atitude de cuidado com a natureza – algo essencial nos dias de hoje.
A digitalização traz eficiência e segurança aos processos internos, permitindo melhores tomadas de decisão e maior produtividade. É uma transformação essencial para a competitividade do mercado atual, que já entendeu que o papel está no passado. Agora, precisamos nos livrar deles com segurança e investir em novas tecnologias.
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Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, possui mais de 35 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia, executivo com atuação em clientes de médio e grande porte, destacando experiência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos , ECM e BPM.
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