Alta no aluguel faz empresas reduzirem espaços físicos | Dino

No acumulado de 12 meses, de maio de 2023 a abril deste ano, a valorização acumulada no preço dos aluguéis de edifícios comerciais foi de 7,69%, o que indica a manutenção da tendência de alta dos custos, já que no acumulado de 2023 a valorização nos preços dos aluguéis foi de 5,87%, o maior resultado anual do indicador desde o início da série histórica em 2013.

O aumento dos valores é impulsionado pelo retorno ao trabalho presencial. De acordo com 27ª edição do Índice de ConfiançaDe acordo com pesquisa da consultoria de Recursos Humanos Robert Half, 35% das empresas no Brasil exigem a presença diária de funcionários nos escritórios. E o modelo híbrido, com dias presenciais pré-definidos pela empresa, é adotado por 43% das organizações.

Além de liberar espaços, cada vez mais caros e acima dos principais índices utilizados para correção de valores de aluguel de imóveis, ao armazenar documentos físicos em empresa especializada também é possível aumentar a segurança deles. As soluções externas de armazenamento de documentos não se limitam a um serviço de alocação de espaço. “A custódia também inclui um sistema de indexação de documentos, que permite acompanhar e gerenciar o inventário de registros físicos”, explica Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Brasil.

Segurança no armazenamento de documentos

Empresas de armazenamento devem seguir as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que faz parte do Ministério de Gestão e Inovação em Serviços Públicos. “Essas normas determinam que todos os documentos devem ser armazenados em locais com condições ambientais adequadas às suas necessidades de preservação, pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destino”, acrescenta Neves.

O local do depósito de arquivo deve ser de fácil acesso e possuir medidas de segurança contra perigos iminentes, evitando, por exemplo: áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e inundações, como margens e subsolos de rios; áreas com risco de incêndio, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gás e construções irregulares; áreas próximas de indústrias pesadas com elevados níveis de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo; áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, depósitos de material bélico e aeroportos.

“Ter as informações armazenadas em local seguro, regulamentado por normas nacionais e internacionais de segurança de dados, dotado de toda infraestrutura necessária para armazenamento, garante a integridade das informações e as mantém livres de ameaças como incêndio, campo eletromagnético, roubo, furto , acesso indevido, gases corrosivos, fumaça, poeira, umidade excessiva”, explica Neves.

Os registos relativos a documentos também são incorporados num sistema de informação, tal como uma base de dados, e os sistemas de recuperação devem ser amplamente compatíveis. Segundo Neves, “um sistema de indexação centralizado ajuda a encontrar um documento com mais rapidez e permite criar uma tabela de temporalidade e identificar o ciclo de vida. Isso facilita aos responsáveis ​​de cada área saber exatamente quais documentos estão arquivados.”

Manter a conformidade e o controle sobre a segurança da informação também é importante para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que criou regras sobre retenção de dados, incluindo manter as informações apenas enquanto forem necessárias.